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La BDIC conserve de nombreux documents dont les supports originaux ne peuvent être proposés à la consultation des lecteurs qu’à titre exceptionnel, soit du fait de la préciosité de ceux-ci ou de leur rareté (dessins, certaines pièces d’archives), soit du fait de l’état de conservation du document (certains titres de presse sur papier acide nécessitent des manipulations extrêmement prudentes), soit du fait de la fragilité intrinsèque du support (négatifs, plaques de verre), du format des documents (affiches dépassant le format A1) ou de la nécessité de disposer d’appareils de lecture spécifiques (documents audiovisuels). Pour une consultation courante, il doit donc être proposé aux lecteurs le recours à des documents de substitution.

La réalisation de ces supports de substitution s’intègre dans une politique de conservation préventive mise en place depuis plusieurs années par la BDIC, mais dont les modalités et les procédures ont été revues et renforcées. Ainsi a-t-on fait le choix d’abandonner définitivement le recours au microfilmage au profit de la numérisation pour la constitution de ses documents de substitution. Ce choix, qui est aussi celui de grands établissements comme la Bibliothèque nationale de France, permet évidemment de donner un confort supérieur pour une consultation plus proche des pratiques actuelles de recherche.

 

La numérisation décidée dans le cadre d’une opération de conservation ne s’appuie en effet  pas sur une analyse préalable des aspects liés au droit d’auteur, mais prioritaire sur l'état de conservation ou sur les contraintes intrinsèques de consultation du support original. Les bibliothèques sont en effet couvertes dans le cadre de la loi DAVSI par une exception leur permettant de reproduire les documents à des fins de conservation et de les représenter au sein de leur emprise. L’ensemble des fichiers numériques produits par la BDIC dans le cadre de sa politique de sauvegarde est donc proposée par défaut exclusivement sur place. Si les droits d'auteur le permettent - et uniquement dans ce cas -, la mise en ligne peut être étendue à l'Argonnaute.

 

Hurle-Obus. Un exemple de numérisation à des fins de conservation mis en ligne

 

Cas des ressources audiovisuelles de la BDIC

Les collections audiovisuelles de la BDIC sont constituées de ressources éditées (documentaires ayant fait l’objet d’une commercialisation sous forme de DVD ou de VHS)  et des collections dites d’archives audiovisuelles, dont la collecte a été initiée sous l’impulsion de Marc Ferro : rushes des prises de vue réalisés pour des documentaires et confiés par leurs auteurs à la BDIC ; campagnes de constitutions d’archives orales de la BDIC (ex. Archicoop) ; productions de la BDIC dans le cadre de son activité scientifique et/ou culturelle (ex. enregistrements des journées d’études, conférences) ; archives audiovisuelles (enregistrements de P. Pétain à Radio Paris), …

En raison des coûts liés au transfert de support pour les documents audiovisuels comme du poids des fichiers informatiques issus de la numérisation, on sauvegarde seulement les documents originaux de la BDIC, à savoir ses archives audiovisuelles, et en premier lieu, les supports VHS, pour lesquelles la dégradation est extrêmement rapide. Actuellement, la sauvegarde numérique de l’audiovisuel représente 8.81 To, soit 50% du contenu du serveur de conservation de la BDIC. 

Pour des questions de droits d'auteurs, mais aussi de protection de la vie privée, pour les collections d'archives orales, la consultation des fonds audiovisuels numérisés se fait uniquement sur place à la BDIC.

 

 

 
Notes de bas de page